Entrevue avec Mélissa Simard, gestionnaire du service des congrès et des résidences

L’équipe du Campus Notre-Dame-de-Foy, un établissement d’enseignement collégial privé situé à Saint-Augustin-de-Desmaures, a implanté la plateforme Bloc Solutions afin de faciliter la gestion des baux de ses deux résidences étudiantes en 2019. Avant la mise en place de cet outil novateur, les futurs cégépiens souhaitant une chambre en résidence devaient absolument se déplacer pour signer le bail. Comme le Campus accueille de nombreux étudiants provenant de différentes régions du Québec et de l’étranger, il était primordial de trouver une façon d’alléger cette procédure de signature. Mélissa Simard, gestionnaire du service des congrès et des résidences dans cet établissement scolaire, raconte comment Bloc Solutions a permis un changement positif, majeur et bénéfique pour l’ensemble du processus et du Campus.

Cet entretien a été modifié et condensé afin de le rendre plus clair et concis.

Avant d’opter pour Bloc Solutions, en quoi consistait votre méthode de gestion des baux au Campus Notre-Dame-de-Foy?

MS : Les demandes d’hébergement sont habituellement reçues dès le mois de mars pour la rentrée scolaire à venir. Nous nous occupions donc d’une quantité très élevée de baux soit environ 300. Des baux en format PDF étaient produits et transmis par courriel aux étudiants concernés. Puis, il nous arrivait fréquemment de devoir imprimer, numériser et envoyer de nouveau le bail par courriel, ou parfois par courrier, afin de nous assurer que l’étudiant l’ait bien reçu. Au moment du renouvellement, nous devions préparer un nouveau bail et encore une fois, procéder à son envoi, comme s’il s’agissait d’un nouveau bail. Les étudiants devaient alors se présenter à nouveau au Campus pour signer le bail, ou bien imprimer ce dernier, le signer manuellement, le reprendre en photo et le renvoyer par courriel. Le concept d’avis de renouvellement n’était pas implanté au Campus, comme dans beaucoup d’autres établissements scolaires d’ailleurs. Ce n’est qu’en 2020 que nous avons commencé à utiliser les avis de renouvellement au lieu de produire de nouveaux baux, en grande partie, grâce à la plateforme Bloc Solutions. Nos deux résidences étudiantes comptent 284 chambres et environ 45 % des étudiants procèdent au renouvellement de leur bail.

En quoi cette façon de procéder était inefficace ou compliquée?

MS : Comme plusieurs étudiants devaient se rendre au Campus pour signer leur bail, la majorité d’entre eux attendait la rentrée ce qui provoquait une file d’attente interminable. De plus, la production des baux avec le logiciel Adobe n’était aucunement conviviale ce qui entraînait des pertes de temps et des coûts supplémentaires. Quelques étudiants signaient le tout par courriel, mais cette situation entraînait d’autres problématiques.

Pourquoi avez-vous décidé d’opter pour Bloc Solutions?

MS : Nous cherchions un moyen de pouvoir faire des baux sans faire déplacer les étudiants sur le Campus et sans devoir gérer le tout avec Adobe, qui restait assez complexe à utiliser. Nous voulions une plateforme en ligne permettant de produire et de signer un bail conforme à la Régie du logement. Notre but était de ne plus utiliser le logiciel Adobe et de tout centraliser à un seul endroit. Bloc Solutions semblait une plateforme plus conviviale et rapide qui allait nous permettre de gagner du temps. L’implantation de cette plateforme faisait également partie d’un désir de développement technologique pour le Campus.

Quels sont les avantages observés depuis la mise en place de Bloc Solutions au Campus Notre-Dame-de-Foy?

MS : À titre d’exemple, avant l’arrivée de Bloc Solutions, il fallait compter environ 40 heures pour la création de l’ensemble des baux, 4 heures pour effectuer les signatures requises et 40 heures pour les nouveaux baux de renouvellement. Aujourd’hui, Bloc Solutions nous permet de faire l’ensemble de ces tâches en moins de 40 heures au total! C’est un avantage considérable puisque nous avons, par le fait même, éliminé le temps supplémentaire engagé normalement lors de cette période. C’est donc plus d’une semaine en temps total économisée, et surtout une pression beaucoup moindre sur le personnel administratif lors de la rentrée. La gestion des baux est devenue beaucoup moins complexe et moins stressante.

Déjà à la rentrée 2019, nous avons remarqué une efficacité accrue dans notre gestion des baux grâce à l’utilisation de Bloc Solutions. Nous avons créé 142 baux sur la plateforme et 192 signatures, incluant les endosseurs, étaient nécessaires. C’était 90% des signatures totales nécessaires à cette rentrée.

Quelles différences avez-vous remarquées dans votre travail depuis que vous utilisez Bloc Solutions?

MS : Nous n’avons plus besoin de travailler en double, c’est-à-dire de transmettre le bail deux fois à l’étudiant. Plus besoin non plus d’imprimer le bail et donc, nous avons vu une réelle diminution de notre consommation de papier. Comme un bail et son annexe représentent 16 pages, Bloc Solutions nous a ainsi permis d’économiser 2272 feuilles de papier! De plus, en privilégiant l’utilisation d’une telle plateforme, les étudiants ont pu signer leur bail majoritairement à distance. Comme ceux-ci habitent généralement à 100 kilomètres du Campus, nous avons aussi participé à la réduction de l’émission de CO2 en évitant qu’ils effectuent un trajet de 200 kilomètres aller-retour. Un kilomètre équivaut à 153 grammes de CO2 et tous les trajets évités représentent donc un nombre total de 4,3 tonnes de CO2! Certaines tâches ont également été automatisées comme la numérisation et la transmission du bail. J’ai constaté une très grande économie de temps dans nos processus de gestion immobilière. De plus, la gestion des avis de renouvellement s’est simplifiée et les étudiants s’adaptent très bien à notre nouveau mode de fonctionnement.

Selon vous, pourquoi Bloc Solutions est une solution efficace pour la gestion des baux du Campus Notre-Dame-de-Foy?

Bloc Solutions, est une plateforme très simple à utiliser et vraiment sécuritaire. Tous les baux y sont conservés et nous pouvons y accéder facilement en tout temps. Nous gagnons énormément de temps puisque nous n’avons pas besoin d’effectuer la saisie des données de façon répétitive. Notre gestion des baux s’est trouvée considérablement allégée grâce à l’automatisation des processus que Bloc Solutions propose. L’utilisation de la plateforme permet également de rassurer les étudiants puisqu’ils sont assurés d’obtenir un logement à la rentrée. À noter que l’accompagnement et le service à la clientèle de Bloc Solutions en sont également pour beaucoup. C’est entre autres grâce à l’équipe que nous avons opté pour l’avis de renouvellement, et donc, de meilleures pratiques en gestion immobilière.

Bloc Solutions a donc permis que la gestion des baux du Campus Notre-Dame-de-Foy soit des plus efficaces et performante. Mélissa Simard en a rapidement fait le constat après la mise en place de la plateforme qui a fait une véritable différence dans les processus établis. La rentrée est maintenant un moment plus serein autant pour les étudiants que pour l’équipe de cet établissement scolaire!

Crédits et droits d’auteurs : photographie aérienne du CNDF ©️ Renaud Philippe, 2010